jueves, 19 de abril de 2012

FINALIDAD


Reunir toda la información del objetivo a lograr y sobre cada una de las alternativas a considerar. Suele decirse “la información es poder” en este caso el “poder” reside en poder llegar a tomar la decisión correcta en el momento de clasificar las tareas del día con la seguridad que lo que hacemos primero es realmente lo importante y que lo urgente aunque tiene prisa no es tan importante.
Una  asistente eficiente, tiene muy claro que para llevar a cabo su tarea con total dominio del buen hacer, tiene que basarse en el control total de su organización, el control total de la organización de su tiempo.

PROYECCION DE IMAGEN



La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los siguientes elementos:
- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez.

DESEMPEÑO


No es un caso aislado; muchos directivos saben (aunque no lo reconozcan) que sin sus secretarias serían cerebros sin brazos, o sin corazón o sin hemisferio derecho. Por lo tanto, es oportuno que una asistente tenga plena conciencia que es mucho más que una empleada de apoyo, es una promotora, animadora, coordinadora, moderadora, inspiradora para la toma de decisiones importantes y, sobre todo, es la imagen del jefe y de la propia empresa.
Para ser asistente ejecutiva, se requiere responsabilidad, conocimientos y profesionalismo. Para apoyar al gerente que quiere ser líder en su empresa, la asistente debe desarrollar las habilidades de liderazgo dentro del ámbito de sus funciones. Es por eso que en el taller sobre el papel y desempeño de la secretaria ejecutiva se han trabajado temas como inteligencia emocional y comunicación estratégica, es decir, habilidades propias del liderazgo.

PUNTULIDAD DE LA ASISTENTE


La puntualidad es la obligación para terminar una tarea requerida o satisfacer una obligación antes o en un plazo anteriormente señalado.
Hay a menudo una convención de que una pequeña cantidad de retraso es aceptable en circunstancias normales; por lo general, diez o quince minutos en las culturas occidentales. En otras culturas, tales como la sociedad japonesa no existe básicamente ninguna permisividad. No obstante, la puntualidad se considera un signo de consideración hacia las personas que están esperando.

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miércoles, 18 de abril de 2012

ROL DE LA ASISTENTE


La secretaria ejecutiva del presente debe además, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemática, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el inglés, además de contar con los soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual administrativo.
Definitivamente como nos lo recuerda la imagen. Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad,ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto.

OFICINA MODERNA DE UNA ASISTENTE


Definitivamente,en el presente,las empresas deben contar con el insumo del recurso humano bien definido a fin d dar paso a características básicas que se requieren para ser altamente operativas, además de su tecnología, finanzas, producción , como contar con una excelente capacitación, desarrollo, integración, productividad, pertenencia, cultura, compromiso, responsabilidad a fin de colaborar con la gerencia en pro del logro de los objetivos establecidos.
Justamente, dentro de ese equipo humano no se puede ignorar el rol que representa la secretaria ejecutiva, colaboradora dinámica de la gerencia, a quien le debe prestar su apoyo, a fin de dar paso a quelas acciones, compromisos, funciones, responsabilidades de éste sepueden realizar sin dificultades.

CONTROL EN EL MANEJO DE INFORMACION


La adecuada custodia de la información es uno de los puntos más sensibles para las organizaciones, dado que la divulgación inadecuada de secretos profesionales, proyecciones financieras, estrategias de crecimiento o pérdida de información de sus archivos, puede afectar su competividad y credibilidad en el mercado e incluso involucrarla en litigios.
 Esta lista de chequeo está dirigida a gerentes, contralores y auditores y su objetivo es proveer de un punto de partida para implementar, evaluar o modificar prácticas en el manejo de información.
Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones, simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el mejoramiento de las prácticas del manejo de información. 

EXPERIENCIA EN EL MANEJO DE EQUIPOS DE OFICINA


Las responsabilidades de una asistente cargo serán:
Mantener actualizada la base de datos.
Mantener el control del área de logística.
Encargada de la búsqueda de proveedores, compras y control del kardex.
Control del mantenimiento de equipos y de las oficinas.
Control de los pagos de la empresa.
Emisión de reportes semanales a gerencia. Requisitos:
Bachiller o licenciada de la carrera de administración, ingeniería industrial, contabilidad. Profesional técnico en administración o Lc. en Gestión Administrativa.
Experiencia:Indispensable tener comomínimo 1 año deexperiencia en actividades afines de conocimiento en el área.


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martes, 17 de abril de 2012

DIA INTERNACIONAL DE LA SECRETARIA


Existen dos historias sobre el origen del Día de la Secretaria. Una de ellas, sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la Revolución Industrial, en el siglo XIX, Christopher Sholes inventó la máquina de escribir. Su hija Lilian Sholes fue una de las primeras personas en comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a máquina.
En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, el 30 de septiembre de 1850, los fabricantes de máquinas de escribir realizaron en 1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un concurso para elegir la mejor dactilógrafa, que se repitió año a año el 30 de septiembre con la participación de muchas secretarias. Los exitosos festejos llevaron a que la asociación que nuclea a las secretarias en ese país fijara un "Día de la Secretaria". Luego, en el mundo las organizaciones que reúnen a las secretarias en cada país fijaron una fecha diferente para cada festejo.
Otra historia, con mayor credibilidad, afirma que el evento anual fue organizado por la Asociación Nacional de Secretarias (ahora conocida como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos) en 1952 en Estados Unidos. El festejo se llamó la "Semana Nacional de las Secretarias", y fue creado en conjunto con el ejecutivo de relaciones públicas Harry Klemfuss y un consorcio de fabricantes de productos de oficina.
El objetivo era reconocer las contribuciones de las secretarias en el lugar de trabajo, y atraer más gente hacia los puestos administrativos y de secretaria. En 2000, la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos cambió el nombre de la celebración por la Semana de los Profesionales Administrativos, la tercera semana de abril, y el Día de los Profesionales Administrativos, el 21 de abril, como una forma de reconocer los cambiantes nombres de los puestos dentro de las empresas y las cada vez mayores responsabilidades de la fuerza de trabajo administrativa.